Version: 2025-10-05
Copilot d’entretien — Guide 1-15
Objectif : copiloter, pas remplacer — Focus : équité, transparence, responsabilité.
Éthique & équité Transparence & consentement RGPD / AI Act Intégrations ATS/SIRH Métriques & SLO
Maturité outilsÉlevée
ASR FR (WER)7-12% Résumé>90% pertinence ExplicabilitéOK
Risque de biaisSensible
4/5th rule≥ 0.8 Écart H/F≤ 5% DriftSurveillé
AcceptabilitéVariable
Opt-out≤ 10% NPS panel≥ +40 Tt feedback≤ 5 j
Ouverture marché RHForte
ATSGreenhouse, Lever… LanguesFR/EN/ES/DE RGPDContrôles OK
1) Positionnement & principes
But & promesse
- Assister la préparation, la conduite et la documentation de l’entretien.
- Rendre les décisions cohérentes, traçables et explicables.
- Réduire le temps de synthèse et améliorer la qualité des notes.
Lignes rouges & garde-fous
| Sujet | Interdit | Alternative acceptée |
|---|---|---|
| Analyse faciale | Micro-expressions, émotions | Transcript + preuves verbales |
| Score “boîte noire” | Décisions automatiques | Scorecards ancrées (1→4) avec preuves |
| Collecte excessive | PII inutile | Minimisation, consentement granularisé |
| Conflit de finalité | Utilisation hors recrutement | Registre & DPA, finalités fixées |
⚠️ Décision finale toujours humaine; alternative “sans IA” proposée.
2) Rôles & responsabilités
RACI simplifié
| Tâche | R | A | C | I |
|---|---|---|---|---|
| Définir critères/ancrages | Hiring manager | DRH | Panel | Juridique |
| Conduire l’entretien | Panel | Hiring manager | RH | DPO |
| Compte-rendu & décision | Hiring manager | DRH | Panel | RH |
| Gouvernance IA/RGPD | DPO | Juridique | RH | Toutes équipes |
Interfaces
- Panel : guide d’entretien, transcript live, relances.
- Candidat (portail) : consentement, droits, feedback.
- Admin RH : critères, durées de conservation, exports.
- DPO/Juridique : registre, audits, purges.
SSO, rôles/permissions (ABAC), traçabilité des accès.
3) Parcours fonctionnel — Avant • Pendant • Après
Avant
- Analyse fiche de poste + CV/portfolio → guide structuré (rubriques, ancrages 1-4).
- Détection biais de formulation; thésaurus de questions.
- Disclosure + consentement (audio, transcript, feedback).
⏱ Gain typique : -25% sur préparation.
Pendant
- Transcription FR/EN multi-locuteurs + tags (Fait/Interp/Suivi).
- Relances contextuelles (neutres), minuterie & pacing rubriques.
- Boutons : Pause IA, “off-the-record”, Marquer preuve.
WER visée ≤ 10–12% (calme).
Après
- Compte-rendu structuré (faits, STAR, alignements, risques).
- Scorecard ancrée (1→4) + preuves citables; comparatif multi-candidats.
- Export ATS/SIRH; journal prompts/versions/accès.
⏱ Gain typique : -35% sur synthèse.
4) Capacités IA — cibles & métriques
Tableau des cibles
| Capacité | Indicateur | Cible | Notes |
|---|---|---|---|
| ASR FR/EN | WER | ≤ 10–12% (calme) | Streaming P95 < 800 ms |
| Diarisation | F1 | ≥ 0.85 | 2–4 locuteurs |
| Résumé | Précision perçue | ≥ 90% | Sections “faits” |
| NER/PII | Rappel | ≥ 95% | Email, tel., adresse |
| Biais linguistiques | Rappel | ≥ 90% | Jugements non factuels |
Radar (exemple)
Valeurs illustratives sur corpus interne anonymisé.
5) Architecture — vue d’ensemble
Caractéristiques
- Event bus pour bookmarks & temps forts (question X posée).
- Versioning des prompts, modèles et sorties (rejouable).
- Résidence des données UE; clés gérées KMS; TTL courts.
Scalabilité
- Micro-services conteneurisés; autoscaling ASR/LLM.
- Stockage audio “chaud” (30 j) puis purge; transcripts 90 j; notes 1 an.
- Exports ATS batch + webhooks temps réel.
6) Modèle de données — entités & relations
Schéma SQL (extrait)
CREATE TABLE criterion ( id SERIAL PRIMARY KEY, job_id INT, label TEXT, weight NUMERIC(3,2), anchor1 TEXT, anchor2 TEXT, anchor3 TEXT, anchor4 TEXT ); CREATE TABLE interview_session ( id SERIAL PRIMARY KEY, job_id INT, candidate_id INT, start_ts TIMESTAMPTZ, consent_id INT, locale TEXT ); CREATE TABLE transcript_segment ( id SERIAL PRIMARY KEY, session_id INT, speaker TEXT, t0_ms INT, t1_ms INT, text TEXT, pii_redacted BOOLEAN DEFAULT false ); CREATE TABLE score ( id SERIAL PRIMARY KEY, session_id INT, criterion_id INT, panelist_id INT, value NUMERIC(2,1), evidence_ref TEXT );
Politiques de conservation (par défaut)
| Type | Durée | Base légale | Notes |
|---|---|---|---|
| Audio | 30 jours | Consentement | Purge automatique |
| Transcripts | 90 jours | Intérêt légitime | PII pseudonymisée |
| Notes/Scorecards | 1 an | Intérêt légitime | Traçabilité RH |
| Journaux/Audit | 2 ans | Obligation | WORM |
7) Conformité & éthique — AI Act, RGPD
AI Act (UE) — synthèse d’implémentation
| Point | Exigence | Implémentation |
|---|---|---|
| Catégorie | Recrutement = Haut risque | Gestion risques, Registre, Éval. conformité |
| Données | Qualité/pertinence | Sources traçables, minimisation, tests d’équité |
| Transparence | Infos claires | Disclosure, consentement, journal |
| Surveillance | Contrôle humain | Décision finale humaine, override |
| Documentation | Technique & usage | Fiche modèle, limites, logs |
⚠️ Ne remplace pas un avis juridique.
Transparence & consentement
- Disclosure court en début d’entretien (FR/EN), opt-out sans pénalisation.
- Consentement granularisé (audio / transcript / feedback).
- Alternative “sans IA” documentaire.
8) Métriques & SLO — performance, équité, adoption
Tableau des indicateurs
| Catégorie | Indicateur | Seuil | Ex. |
|---|---|---|---|
| ASR | WER | ≤ 0.12 | 0.09 |
| Latence | P95 sugg. | < 1.5 s | 1.2 s |
| Notes factuelles | Ratio | ≥ 0.8 | 0.83 |
| Équité | 4/5th rule | ≥ 0.8 | 0.86 |
| Adoption | Opt-out | ≤ 10% | 8% |
Barres (ex.)
WER (↓)
Latence P95 relance (↓)
Notes factuelles (↑)
Indicateurs illustratifs à recalibrer par poste.
9) Prompts types — templates
SYSTEM: Tu es un scribe RH. Tu labels FACT/INTERP et ne produis aucun jugement. USER: Transcription + notes (JSONL) ASSISTANT: - Faits clés (citations courtes) - Exemples STAR - Points à creuser (questions) - Risques/contraintes évoqués par le candidat
SYSTEM: Suggère 3 relances neutres basées sur la dernière réponse. Pas de score. USER: Dernière question, réponse, critères de la rubrique ASSISTANT: 1) ..., 2) ..., 3) ...
10) Intégrations — ATS, Visio, Calendriers
Connecteurs
| Système | Type | Événements | Notes |
|---|---|---|---|
| Greenhouse/Lever | Webhook | create/update note, attach, decision | OAuth2 |
| Google/M365 | API | création session, lien visio | Scopes limités |
| Visio (Meet/Teams/Zoom) | Embed/WebRTC | capture micro locale | Opt-in audio |
Événements clés
session.created/session.endedbookmark.added(temps fort)report.finalized→ export ATS
11) Sécurité — contrôles & politiques
Contrôles
- Chiffrement au repos (AES-256) & en transit (TLS1.2+), KMS.
- Accès par rôles & attributs (ABAC), séparation panel/candidat.
- Journal inviolable (WORM) pour prompts/versions/exports.
- Purge automatique selon politiques (cf. point 6).
Mapping (ex.)
| Domaine | Contrôle | Statut |
|---|---|---|
| Gestion clés | KMS, rotation | OK |
| Résidence | UE only | OK |
| Logs | WORM 2 ans | Partiel |
| Backups | Chiffrés + tests | OK |
12) UX panel — wireframe & règles
- Design orienté preuves : distinction Faits / Interprétations.
- Relances neutres, jamais prescriptives; raccourcis : Bookmark, “Question suivante”.
- Fin : Synthèse + Scorecard ancrée (1→4) avec liens vers verbatims.
13) Packaging — offres indicatives
| Offre | Fonctions | Support & SLA | Sécurité |
|---|---|---|---|
| Essentiel | Transcription, notes assistées, export ATS | Support mail | Chiffrement, RGPD |
| Pro | + Relances, scorecards, PII, dashboards équité | Support 24/5 | Logs WORM, résidence UE |
| Entreprise | VPC dédié, SSO, connecteurs sur mesure | SLA 99,9 % | KMS dédié, audits |
14) Déploiement — Phases & Gantt
- Pilote : valider WER, latence, acceptabilité; gabarits de scorecards.
- Généralisation : intégrations ATS, politiques de conservation, formation panel.
- Gouvernance : revue trimestrielle d’équité, validation juridique, audit.
15) Risques & garde-fous — Heatmap
Heatmap (exemple)
| Risque | Proba | Impact | Score | Mitigation |
|---|---|---|---|---|
| Biais de données | Élevée | Fort | 9 | Tests équité, ré-échantillonnage |
| Déshumanisation | Moyenne | Fort | 6 | Rôle animateur, règles d’écoute |
| Score opaque | Moyenne | Fort | 6 | Explicabilité, critères publiés |
| Fuite données | Faible | Fort | 3 | Chiffrement, cloisonnement |
| Non-conformité RGPD | Moyenne | Fort | 6 | Registre, DPA, purge |
Checklist mitigations
- Scorecards publiques + verbatims citables.
- Alternative sans IA; opt-out sans pénalisation.
- Journal prompts/versions; audits réguliers.
- Surveillance humaine, revue pair, comité diversité.
